Organizując konferencję biznesową, zależy nam aby wszystko wypadło idealnie, sala była pełna, goście zachwyceni poziomem merytorycznym prezentacji i dyskusji, sprzęt działał bezproblemowo, catering spełnił oczekiwania nawet najbardziej wymagających, a firma zyskała wizerunkowo i umocniła swoją pozycję w branży. Mamy przygotowany plan działań i się go trzymam, wszystko jest pod kontrolą. Czy jednak na pewno? Warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami, które wydają się być oczywiste, jednak dość często nie poświęcamy im wystarczającej uwagi, podczas gdy są one kluczowe dla sukcesu wydarzenia.
Termin
Ustalając datę konferencji, trzeba pamiętać o trzech podstawowych uwarunkowaniach:
- Istotnych wydarzeniach, które mogą mieć miejsce w tym samym dniu i sprawić, że frekwencja będzie znacznie niższa niż oczekujemy – świętach, rozpoczęciu i zakończeniu roku szkolnego, zamknięciu miesiąca czy roku w przedsiębiorstwach, sezonie urlopowym. Każdy ma różnorodne zobowiązania i oczywiście nie sposób uwzględnić wszystkich, jednak warto pomyśleć o tych dość powszechnych. Jeśli organizujemy wydarzenie międzynarodowe, musimy zwrócić uwagę na analogiczne uwarunkowania w innych państwach i kulturach.
- Konferencjach o zbliżonej tematyce organizowanych przez inne podmioty – koniecznie należy sprawdzić, czy, kiedy i gdzie są planowane podobne wydarzenia. Jeśli w perspektywie trzech miesięcy odbywa się w regionie 5 podobnych konferencji, dużo trudniej jest wypromować nasz event i przyciągnąć dużą liczbę osób. Nawet jeśli jesteśmy liderem i zapewnimy obecność kluczowych ekspertów, z uwagi na szeroki wybór, zainteresowanie może być mniejsze, a efekty niezgodnie z oczekiwaniami.
- Rytmie pracy w tygodniu – środek tygodnia to optymalny czas na organizację wydarzenia branżowego jakim jest konferencja. Zrezygnujmy z organizacji wydarzenia weekendowego. Nawet jeśli zaoferujemy dodatkowe atrakcje i postaramy się by był to wyjątkowy event, sobota i niedziela to z założenia czas wolny, nie zmuszajmy więc nikogo by poświęcał go dla naszej firmy.
Miejsce
Charakter i wielkość obiektu, w którym odbędzie się konferencja powinny być gruntownie przemyślane. Należy zadbać, by miejsca było dopasowane wielkościowo do planowanej liczby gości. Warto sprawdzić, czy istnieje możliwość dostosowania przestrzeni w sytuacji, gdy w ostatniej chwili znacznie zwiększy się lub zmniejszy liczba uczestników. Część sal konferencyjnych oferuje możliwość podziału dzięki zastosowaniu systemów ścian mobilnych, to nie tylko bardzo praktyczne rozwiązanie, ale czasem również sposób na uratowanie wydarzenia.
Istotny jest również łatwy dojazd i możliwość swobodnego zaparkowania samochodu. Niecodzienne lokalizacje mogą zachwycać, jeśli jednak będą zbyt odległe i trudnodostępne, goście zrezygnują z przyjazdu. Zastanówmy się, kto jest naszą grupą docelową, skąd będzie przyjeżdżał i zadbajmy by mogło się to odbyć komfortowo.
Prelegenci
Specjaliści, zwłaszcza ci w niszowych dziedzinach, są osobami bardzo zajętymi, dlatego warto skontaktować się z nimi z dużym wyprzedzeniem w celu zaproszenia do udziału w wydarzeniu i ustaleniu dogodnego terminu. To głównie z ich powodu, goście decydują się na udział w konferencji, dlatego warto zadbać by były to jak najciekawsze osoby.
Pamiętajmy jednak, że istnieją wydarzenia losowe. Nagle, dzień przed konferencją, może okazać się, że ktoś się rozchorował, odwołano lot samolotu itp. Musimy być na to przygotowani, a nie gorączkowo szukać w ostatniej chwili zastępstwa. Dobrą metodą jest stworzenie listy osób, z którymi będziemy mogli się skontaktować w takiej sytuacji. Trzeba jednak sprawdzić czy są wówczas dostępni, a przede wszystkim zadbać o dobry kontakt z nimi.
Szczegółowe ustalenia z podwykonawcami
Sala konferencyjna wybrana, catering zamówiony, materiały konferencyjne wysłane do druku z opcją dostawy na miejsce wydarzenia. Czy jednak na pewno wszystko zostanie zrealizowane tak jak zaplanowaliśmy? Sprawdzajmy każdy detal, doprecyzowujmy, a najlepiej zadbajmy by szczegółowe ustalenia zostały zapisane w umowie. Nigdy nie zakładajmy, że podwykonawca wie na czym nam zależy lub że powinien o czymś pamiętać. Zawsze weryfikujmy ustalenia, nawet jeśli korzystamy z usług sprawdzonych firm.
Planując konferencję warto wrócić do powyższych wskazówek i upewnić się, że o niczym nie zapomnieliśmy.