Plan komunikacji, dlaczego go potrzebujesz

Plan komunikacji

Biznes oparty jest o komunikację. Każdego dnia przedsiębiorcy podejmują działania mające przybliżyć firmę oraz oferowane przez nią produkty i usługi klientom. Budują markę i tworzą relacje z klientami prowadząc „rozmowę” poprzez publikowane treści i materiały graficzne.

Nie planujesz, nie publikujesz

Część przedsiębiorców publikuje regularnie treści, które wspierają rozwój ich biznesu – artykuły na blogu firmowym, posty i relacje w mediach społecznościowych czy wideo na YouTube. Oczywiście są wśród nich osoby, które działają bez planu. Robienie zdjęć, nagrywanie filmów, pisanie tekstów jest dla nich czymś naturalnym i na stałe wpisuje się w plan dnia.

Z naszych doświadczeń i obserwacji wynika jednak, że takich osób jest niewiele. Natomiast brak planu komunikacji, a przynajmniej jego zarysu, ostatecznie oznacza brak działań. Czasem przerwa trwa tydzień, czasem miesiąc lub dłużej.

Nie ma sensu się obwiniać, obiecywać, że od dziś wszystko zmienisz. Warto tymczasem zastanowić się, jakie są przyczyny tego, że nie planujesz, a w efekcie nie dbasz o komunikację Twojej firmy. Pozwoli Ci to również lepiej zrozumieć skutki działania bez planu.

Najczęstsze przyczyny braku regularnej komunikacji

Przede wszystkim zapominasz o publikowaniu treści, gdy masz zbyt wiele bieżących działań, ważne zlecenia do realizacji czy dużo zamówień i nie myślisz o szukaniu nowych klientów. Regularna komunikacja we własnych kanałach (strona internetowa, blog) oraz mediach społecznościowych schodzi wówczas na drugi plan, a nawet jeszcze dalszy. Przypominasz sobie o nich, gdy pracy zaczyna być mniej. Zastanawiasz się jak znowu zainteresować obecnych i przyciągnąć nowych klientów. Tymczasem, gdybyś zadbał o regularną, wartościową komunikację, najprawdopodobniej nie musiałbyś się tym martwić albo martwiłbyś się w mniejszym stopniu.

Nasza motywacja jest zróżnicowana. Są dni, kiedy mamy dużo energii i chęci do działania. W takie dni publikujesz nawet po kilka postów bądź relacji dziennie. A są chwile, gdy nie mamy siły, ochoty, koncepcji, co opublikować, napisać, jakie zdjęcie zrobić. Znasz oba te stany, prawda? To naturalne, wszyscy tak mają. Nie sposób być cały czas na 100% zaangażowanym i zmotywowanym do działania. Dlatego potrzebny jest plan, którego można się trzymać w tych słabszych momentach.

Planowanie jest także dla Ciebie

Istotnym jest by dokładnie przemyśleć plan komunikacji, tak by był możliwy do zrealizowania. Następnie wpisać go w kalendarz drukowany lub wprowadzić terminy do aplikacji w telefonie. Wszystko zależy z czego korzystasz i gdzie zaglądasz codziennie. Zrób to, nie tylko po to by o nim pamiętać, ale również by czuć się przed sobą zobowiązanym do podjęcia działania.

Część przedsiębiorców z którymi mamy przyjemność współpracować jest przekonana, że planowanie nie jest dla nich. Od razu podczas spotkań zaznaczają, że nie potrafią planować, a jeśli już planują to nie potrafią zrealizować tego, co postanowili. Takie błędne przekonanie o nieumiejętności planowania, działa często jak samospełniająca się przepowiednia. Powtarzając, że nie potrafisz planować i działać według planu, sam bojkotujesz możliwość jego realizacji. Tymczasem tworząc przemyślany plan, możliwy do zrealizowania i konsekwentnie się go trzymając przez miesiąc, szybko zauważysz pierwsze efekty i chętniej będziesz kontynuował działania.

Jeśli nie posiadasz planu komunikacji to czasem mimo, że zabierasz się za przygotowanie artykułu na bloga, czy po prostu postu na potrzeby social media, brakuje Ci pomysłu, o czym napisać. Często wówczas rezygnujesz z publikacji. Mając spisaną koncepcję, unikasz takich sytuacji. Wiesz o czym i kiedy chcesz pisać, a nawet jeśli plany trzeba zmienić to posiadasz spisane pomysły na tematykę publikacji, do których możesz zajrzeć.

Nie potrzebujesz skomplikowanych narzędzi, zacznij od razu

Tworzenie strategii, planu działań w mediach społecznościowych często postrzegane jest jako bardzo złożone, trudne i czasochłonne zadanie. Z pewnością oczyma wyobraźni widzisz już rozbudowane tabele z harmonogramem. Tymczasem wystarczy kartka i długopis by zacząć.

Oczywiście byłoby wspaniale, gdyby Twoja firma posiadała budżet na przeprowadzenie badania rynku i mogła zlecić przygotowanie strategii komunikacji marki zespołowi specjalistów. Jednak gdy zaczynasz prowadzić firmę, działasz na skalę lokalną lub po prostu masz ograniczone zasoby finansowe, nie musisz rezygnować z planowania. Możesz zarys takiego planu stworzyć samodzielnie lub ze swoimi współpracownikami.

Jak zacząć planowanie działań?

Przygotowałyśmy osobny tekst o tym jak planować działania reklamowe firmy. Zaprezentowałyśmy w nim osiem, najistotniejszych według nas etapów planowanie działań reklamowych. Zachęcamy Cię do zapoznania się z nim.

Jeśli jednak dopiero zaczynasz planowanie komunikacji i zależy Ci na najprostszym, a zarazem skutecznym rozwiązaniu, proponujemy byś zaczął od wypisania w formie punktów odpowiedzi na podstawowe pytania:

  • Co oferuje Twoja firma klientom? Co ją wyróżnia? Jak chcesz by była odbierana?
  • Jaki jest cel Twoich działań? Co chcesz osiągnąć?
  • Do kogo kierujesz ofertę? Jakie są Twoje grupy docelowe?
  • Jakie tematy mogą zainteresować, zaangażować Twoich odbiorców?

Dla ułatwienia możesz na kartce narysować prostą tabelę z podziałem na cztery pola, w których zapiszesz odpowiedzi, odpowiadające czterem obszarom – firma, cele, grupy docelowe, tematyka publikacji.

Następnie zastanów się czy możesz publikować pewne treści cyklicznie. Przemyśl dobór zdjęć, filmów oraz formatów, w których będziesz publikował określone treści. Przygotowane w ten sposób założenia, będą Twoją bazą, podstawą do tworzenia harmonogramu publikacji. Uzupełniaj ją na bieżąco, dopisuj spostrzeżenia i nowe pomysły.

Tworzenie kalendarza publikacji

Gdy opracujesz podstawowe założenia, zajmij się przygotowaniem kalendarza publikacji. Nie musisz tworzyć od razu harmonogramu na cały rok. Może okazać się to wręcz niewykonalne w danym momencie. W wielu branżach trudno jest zaplanować szczegółowe działania w tak długiej perspektywie. Możesz przygotować ogólne założenia na cały rok, np. kiedy planujesz wprowadzić nowe produkty lub usługi do sprzedaży, uruchomić ofertę specjalną itp. Pamiętaj o uwzględnieniu wydarzeń istotnych dla Twojego biznesu, takich jak Święta Bożego Narodzenia, Walentynki, czy Czarny Piątek. Dokładny harmonogram przygotuj natomiast na kwartał, dwa miesiące lub jeśli wolisz zacznij od miesiąca. Tworząc go zwracaj uwagę by określać kanały, w których będziesz publikować treści.

Wybierz proste, najwygodniejsze dla siebie narzędzia. Możesz rozpisać plan i harmonogram na kartce papieru, stworzyć dokument elektroniczny, skorzystać z kalendarza w telefonie czy specjalnej aplikacji do planowania. Używaj kolorów lub postaw na minimalistyczną wersję. Nie zmuszaj się do tego by tworzyć piękny graficznie plan, jeśli tego nie lubisz lub nie umiesz robić. To ma być rozwiązanie, które będzie Tobie pomagać w codziennych działaniach, dopasuj go do siebie. Pamiętaj tylko by finalny harmonogram umieścić tak byś codziennie musiał na niego spojrzeć. Motywuj i sprawdzaj sam siebie.

Plan i harmonogram komunikacji mają pomagać, a nie ograniczać

Rzeczywistość, w której żyjemy i prowadzimy nasze firmy podlega ciągłym zmianom. Producent nie dostarczy nam zamówienia na czas, pojawią się problemy z dostawą, czy postanowimy wprowadzić nową usługę odpowiadającą na zapytania klientów. Czasem wydarzy się coś zupełnie nieoczekiwanego, na co nie mogliśmy się przygotować, a z czym musimy się zmierzyć. Tak jak obecna epidemia koronawirusa, która zmusza nas do wstrzymania działań, przeorganizowania naszego biznesu czy czasowego spowolnienia.

Choć trudno się w tej nowej, trudnej sytuacji odnaleźć, warto nie porzucać planowania, tylko dostosować go. Plan komunikacji nie jest wyryty w marmurze. Możesz go swobodnie zmieniać, dopasowywać. Ma Ci pomagać w biznesie, a nie ograniczać.

Zamiast zupełnie rezygnować z komunikacji, przemyśl ją i wprowadź niezbędne zmiany. Zrezygnuj z publikowania treści, które budziłyby obecnie frustrację odbiorców i stały w sprzeczności z zaleceniami by zostać w domu. Postaraj się przekuć tą trudną sytuację w pozytywy – pokaż, że mimo problemów potrafisz się odnaleźć w nowej rzeczywistości, dostosować do nowych potrzeb rynku.  Takie działania zawsze są na plus w długofalowej perspektywie.

Co możesz zrobić? Poszukaj możliwości rozwoju Twojego biznesu online. Jeśli z uwagi na jego charakter nie jest to możliwe, przygotuj się do wznowienia działalności i zajmij w końcu zaległymi tematami. Możesz zadbać o budowę swojego wizerunku jako eksperta, przygotować ciekawe treści z poradami, stworzyć portfolio, dopracować opisy produktów, uzupełnić informacje w sklepie internetowym i mediach społecznościowych itp. Na pewno jest sporo tematów na Twojej liście, które od dawna odkładasz. Wykorzystaj czas by się nimi zająć.